Thuê văn phòng ảo liệu có “ảo” hay không?

Văn phòng ảo là mô hình văn phòng mới xuất hiện mạnh mẽ tại Việt Nam trong những năm gần đây. Song, chính vì sự mới mẻ và độ Hot trên thị trường mà văn phòng ảo mang đến nhiều tranh cãi và hoài nghi. Trong đó nổi bật nhất là câu hỏi: Thuê văn phòng ảo liệu có ảo hay không?

Văn phòng ảo là như thế nào?

Dịch vụ văn phòng ảo cho phép doanh nghiệp tìm thuê được một địa chỉ kinh doanh hợp pháp, có dược một văn phòng đại diện đảm bảo tính pháp lý. Trong đó, tất cả mọi thông tin giao dịch liên quan đến doanh nghiệp thuê đều sẽ được chuyển về văn phòng uy tín đã được thuê trước đó.

Ngoài việc được sử dụng văn phòng đại diện, đại đa số các dịch vụ văn phòng ảo TP.HCM còn có kèm theo những dịch vụ tiện ích hỗ trợ. Điển hình là dịch vụ lễ tân, hỗ trợ đăng ký giấy phép kinh doanh, phòng họp, phòng tiếp khách, trà bánh… Văn phòng ảo đã cung cấp cho người thuê một địa chỉ và văn phòng làm việc thực tế với mức giá vô cùng hợp lý.

Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Mặc dù trong thực tế, cụm từ “văn phòng ảo” chưa xuất hiện trong quy định của Luật Doanh Nghiệp. Nhưng dựa theo pháp luật về việc hoạt động một doanh nghiệp hợp pháp thì văn phòng ảo đảm bảo được tính pháp lý. Hiện tại không có quy định cấm và xử lý các trường hợp khi chọn thuê văn phòng ảo, thế nên đây chính là một phần động lực thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của các gói: văn phòng ảo quận 1, văn phòng ảo quận Bình Thạnh, văn phòng ảo giá rẻ…

Xét về mặt lợi ích và những gì văn phòng ảo đem lại thì đây là mô hình kinh doanh hoàn toàn hợp pháp. Đã thế, những ưu đãi không tưởng đến từ mô hình văn phòng này cũng tạo nên sức hút mạnh mẽ đối với các Freelancer/Startup/doanh nghiệp vừa và nhỏ. Song, các cá nhân/tổ chức sử dụng dịch vụ văn phòng ảo vẫn cần phải trung thực trong quá tìrnh khai báo trụ sở kinh doanh. Từ đó Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM dễ dàng theo dõi và kiểm soát ngành nghề hoạt động cũng như con người trong tổ chức.

Thuê văn phòng ảo liệu có “ảo” hay không?

Để có đủ chứng cứ trước khi kết luận văn phòng ảo liệu có “ảo” hay không. Hãy đọc kĩ 4 lý do chính thuyết phục chúng ta nên sử dụng mô hình dịch vụ văn phòng ảo này:

Thứ nhất, tối ưu ngân sách:

Thông thường, để thuê một văn phòng, các doanh nghiệp phải bỏ ra số tiền trung bình là trên dưới 10 triệu đồng. Không ít các trường hơp, 10 triệu đồng đó chỉ là tiền mặt bằng chứ chưa bao gồm chi phí nội thất, địa ốc văn phòng. Tuy nhiên, với văn phòng ảo, chỉ với số tiền bằng 1/3 số tiền bỏ ra thuê văn phòng thông thường mà doanh nghiệp đã sở hữu địa chỉ kinh doanh tuyệt hảo cùng các tiện ích chuyên nghiệp như một văn phòng thực thụ.

Thứ hai, nâng cao uy tín doanh nghiệp:

Doanh nghiệp bạn có một văn phòng làm việc hiện đại, sang trọng? Doanh nghiệp bạn có chất lượng sản phẩm/dịch vụ được đánh giá cạnh tranh trên thị trường? Nhưng trong mắt đối tác, những nhà đầu tư, khách hàng tiềm năng, sự chuyên nghiệp của bạn thể hiện qua các yếu tố trên là chưa đủ, mà còn phải được thể hiện thông qua địa chỉ kinh doanh.

Đáp ứng được điều đó thì hiện nay, các mô hình văn phòng ảo tại TP.HCM, cho thuê văn phòng ảo quận 1 mọc lên như nấm. Chỉ cần bạn lựa chọn được nơi cung cấp phù hợp với địa chỉ ưng ý, chắc chắn đối tác sẽ vô cùng ấn tượng về sự đầu tư nghiêm túc của doanh nghiệp bạn. Nhờ đấy mà tỉ lệ ký kết hợp đồng thành công tăng cao.

Thứ ba, tự do và chủ động trong công việc:

Khi sử dụng văn phòng ảo, bạn được linh động sắp xếp thời gian biểu để làm việc cũng như gặp mặt đối tác. Một hôm trời nắng đẹp, bạn có thể cao hứng chọn làm việc tại một góc quán cà phê vintage ấm cúng, khi bạn nhớ mùi văn phòng, bạn có thế sắp xếp hẹn gặp đối tác bàn chuyện làm ăn. Sau tất cả, điều quan trọng nhất là bạn đảm bảo được hiệu suất công việc luôn đi đúng tiến độ và mục tiêu.

Thứ tư, tối ưu nhân lực:

Bạn nghĩ sao khi sử dụng văn phòng ảo, bạn được cung cấp hẳn hoi hệ thống nhân viên lễ tân chuyên nghiệp, thạo ngoại ngữ và hết lòng với khách hàng. Đã thế các vấn đề về an ninh hoặc vệ sinh phòng ốc cũng đã có nhan viên do mô hình dịch vụ này cung cấp. Doanh nghiệp bạn không còn phải lo lắng bổ sung các nhân viên phụ trợ mà chỉ cần tập trung xây dựng đội ngũ nhân viên cốt cán như: sale, marketing, hành chính… Tập trung thúc đẩy doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp, mọi thứ còn lại đã có văn phòng ảo lo. Bạn thấy tuyệt vời chứ?

Bên cạnh 4 lý do tuyệt vời trên thuyết phục bạn nên sử dụng văn phòng ảo, thì vẫn tồn tại vấn đề rất lớn khiến bạn luôn hoài nghi liệu: văn phòng ảo có “ảo” hay không. Đó chính là vấn đề nằm ở niềm tin của bạn – những khách hàng tiềm năng. Khi nghe tới hình thức văn phòng “ảo”, chắc bạn không tránh khỏi cảm giác mơ hồ và ái ngại. Sau đó quy chụp đấy là hình thức làm việc lừa đảo, dối trá.

Tuy nhiên, bạn cần tìm hiểu và trang bị kiến thức đầy đủ, bởi văn phòng ảo là hình thức dịch vụ đã xuất hiện trên rất nhiều quốc gia và là hình thức văn phòng thông minh có vô vàn tiện ích. Bạn cũng cần hiểu được rằng, văn phòng ảo đảm bảo được tính minh bạch công khai, phù hợp với quy định pháp luật,từ đó tránh được những hiểu lầm không đáng có, ảnh hưởng đến uy tín bên cho thuê dịch vụ.

Theo nghĩa bóng, văn phòng ảo là ảo thật, bởi những lợi ích văn phòng ảo mang đến thực sự không tưởng. Từ tối ưu chi phí, gia tăng uy tín, cắt giảm nhân sự cho đến chủ động trong công việc đã là những điểm cộng vô cùng lớn cho mô hình văn phòng này. Nhưng xét về nghĩa đen, văn phòng ảo hoàn toàn hợp pháp, thực tế và không hề “ảo” – theo hướng tiêu cực như mọi người vẫn thường nghĩ.

Văn phòng ảo ra đời như một bước đột phá trong giải pháp văn phòng dành cho các doanh nghiệp. Việc cắt giảm được những khoản phí khổng lồ trên trời rơi xuống nhờ mô hình dịch vụ này là điều mà biết bao doanh nghiệp ao ước có được. Từ đây hiểu rõ hơn về tính chất của văn phòng ảo mà các doanh nghiệp có thể chọn lựa, ứng dụng vào thực tế tình hình kinh doanh của mình một cách thông minh.