Gợi ý 3 mô hình văn phòng làm việc độc đáo – dẫn lối thành công cho Startup

Ngày nay, các Startup có muôn vàn sự lựa chọn văn phòng hiện đại bởi mô hình văn phòng làm việc trở nên bùng nổ hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, để lựa chọn được một giải pháp tối ưu nhất chưa bao giờ là điều dễ dàng. Bởi văn phòng làm việc có thể ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và định hướng dài hạn của doanh nghiệp. Dưới đây sẽ là câu trả lời cho các Startup để có thể khoanh vùng chọn ra các mô hình văn phòng làm việc phù hợp.

Đặc điểm của Startup

Startup thường được hình dung là một doanh nghiệp mới thành lập và có một nhóm nhỏ nhân viên cùng nhau làm việc. Tuy nhiên, đây là cách hiểu sai lầm về Startup, bởi Startup không đồng nghĩa là công ty có quy mô nhỏ và non nớt về kinh nghiệm làm việc.

Cách hiểu đúng: Startup là một tổ chức/công ty đang ở những bước đầu của quá trình hoạt động. Trong đó, Startup cung cấp và phát triển một sản phẩm hay dịch vụ nhất định. Nếu công ty Startup của họ phát triển tốt thì nguồn thu đem về có thể cao gấp nhiều lần so với thu nhập đi làm thuê bình thường mang lại.

Song, quá trình phát triển của Startup có thể kéo dài trong vòng 1 đến 3 năm, có một số trường hợp kéo dài đến 5-6 năm. Ở giai đoạn này, nguồn vốn nuôi công ty chủ yếu được cung cấp bởi một hoặc vài người sáng lập nên công ty. Chính vì trích vốn trực tiếp từ người sáng lập nên nguồn vốn rất hạn chế và phải tính toán tỉ mỉ trước khi chi tiêu.

Đã có rất nhiều doanh nghiệp, chỉ vì không thể duy trì nguồn vốn ổn định trong khoảng thời gian dài hạn, dẫn đến thiếu hụt ngân sách mà tạm ngưng kinh doanh. Từ đây có thể thấy việc cân bằng giữa ngân sách và chi phí trong quá trình hoạt động là một trong những vấn đề “nan giải” mà rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Thế nên, đại đa số các Startup thường cân nhắc câu hỏi: “Chúng tôi có cần văn phòng làm việc hay không?”

Startup có cần văn phòng làm việc hay không?

Với trường hợp một Startup đang trên đà phát triển, thì lựa chọn làm việc tại văn phòng làm việc sẽ khắc phục  được những nhược điểm của một công ty hoạt động không chuyên, trở nên chuyên nghiệp và bài bản hơn bao giờ hết. Bởi nếu không có văn phòng làm việc, tình hình hoạt động của Startup sẽ gặp các trở ngại sau:

Không đủ tiện nghi và không gian làm việc: nếu văn phòng làm việc của Startup được bố trí tại nhà thì việc dùng chung không gian sinh hoạt gia đình với văn phòng là chuyện hiển nhiên. Điều này có thể ảnh hưởng đến cả hai hoạt động nếu không có sự sắp xếp và phân bổ thời gian, không gian hợp lý.

Thiếu sự chuyên nghiệp trong mắt đối tác: với vị trí là Startup, chắc hẳn tìm được một nhà đầu tư lý tưởng là ước ao vô cùng mãnh liệt. Song, khi hẹn gặp nhà đầu tư hoặc đối tác, chính vì không có văn phòng làm việc nên buổi hẹn sẽ được setup tại quán cà phê hoặc nhà của bạn. Đương nhiên, 2 không gian này không thể đảm bảo tính chuyên nghiệp trong công việc bằng một văn phòng làm việc thực thụ.

Tính kết nối đội nhóm không cao: Startup thường xuyên phải có những cuộc họp để đánh giá tình hình công việc và đưa ra những phương án giải quyết ngay lập tức nếu thị trường có biến động. Song, không có văn phòng làm việc khiến những cuộc gặp gỡ đội ngũ nhân viên trở nên khó khăn. Nếu ra quán cà phê họp thì không đủ sự riêng tư, yên tĩnh và tốn kém nhiều chi phí.

Khó quản lý nhân viên: hoạt động của Startup sẽ khó đạt hiệu quả công việc tốt nếu cách quản lý không chặt chẽ. Một trong số đó là quản lý nhân viên từ xa vì công ty không có văn phòng làm việc riêng, cũng vì thế mà Startup khó lòng quan sát và biết được hoạt động nhân viên của mình.

Gợi ý 3 mô hình văn phòng làm việc độc đáo cho Startup

Văn phòng ảo

Chính văn phòng ảo là lựa chọn lý tưởng cho các Startup có nguồn vốn hạn hẹp. Đây là hình thức cho thuê một địa chỉ kinh doanh hợp pháp và địa điểm thông tin liên lạc thường trực, không cần có diện tích văn phòng làm việc thực tế. Theo đó văn phòng ảo còn có các tiện ích, dịch vụ đi kèm như: lễ tân, an ninh, số fax, email, số điện thoại, phòng họp, phòng tiếp khách…

Đặc điểm của văn phòng làm việc “ảo” là:

Nhân viên có thể làm việc ở bất cứ nơi nào tùy vào công việc được giao. Khi có các cuộc họp hoặc hẹn gặp đối tác, phía Startup có thể lên văn phòng đã thuê để gặp gỡ, trao đổi.

Cung cấp cho các Startup một văn phòng đại diện lịch sự đẳng cấp, địa chỉ đắc địa và tác phong chuyên nghiệp để xây dựng hình ảnh công ty.

Nhân viên có thể tập trung làm những công việc quan trọng, không cần lo lắng đến các công việc khác như: lễ tân, đón khách, kê khai thuế thu nhập, an ninh…

Văn phòng chia sẻ

Đối với một số Startup trong lĩnh vực sáng tạo hay cần mạng lưới xã hội mạnh mẽ thì văn phòng làm việc chia sẻ là sự lựa chọn tối ưu. Đây là mô hình văn phòng mở mà ở đó cung cấp các tiện ích như một văn phòng thực thụ, cho phép các khách hàng cùng sở hữu chung một văn phòng làm việc. Các cá nhân/doanh nghiệp tham gia sử dụng dịch vụ này cũng cùng chia sẻ không gian làm việc và chia sẻ chi phí với nhau.

Mô hình văn phòng làm việc chia sẻ là sự kết hợp của hai yếu tố là cộng đồng và tiện ích với những đặc điểm nổi bật:

Các Startup với quy mô nhỏ khoảng 4-5 người, freelancer hoặc công ty nhỏ là đối tượng tiềm năng.

Các cá nhân và công ty cùng sử dụng chung một số những tiện ích như: máy in, nhà bếp,… đối với phòng họp và phòng tiếp khách thì công ty nên báo với chủ đầu tư cung cấp để hẹn lịch đặt phòng. Nhờ thế sẽ tránh tình trạng trùng lịch hoặc không có phòng đón khách.

Chi phí thuê dịch vụ sẽ được tính dựa theo gói dịch vụ mà phía Startup sử dụng. Một số gói dịch vụ nổi bật là: chỗ ngồi linh hoạt, chỗ ngồi cố định, hay còn có combo theo ngày (3 ngày cho đến một tuần).

Tăng tính kết nối cộng đồng và mở rộng các mối quan hệ tại môi trường văn phòng làm việc chia sẻ. Chính vì có nhiều đơn vị sử dụng chung mặt bằng, do đó các cá nhân/công ty có cơ hội tiếp xúc, trao đổi và liên lạc với nhau. Tạo tiền đề để xây dựng nên các mối quan hệ làm ăn cũng như đồng nghiệp tốt đẹp.

Văn phòng trọn gói

Những Startup cần sự riêng tư và mong muốn được tăng cảm giác về môi trường văn phòng làm việc chuyên nghiệp thì sự lựa chọn văn phòng trọn gói là một lựa chọn tối ưu. Ở văn phòng làm việc trọn gói, văn phòng cung cấp tuy nhỏ nhưng riêng biệt, được tích hợp nhiều trang thiết bị và các khách hàng có quyền được sử dụng phòng họp, phòng tiếp khách, lễ tân, máy in, photocopy…

Mô hình văn phòng làm việc này có một số đặc điểm sau:

Thường là những văn phòng có diện tích nhỏ nhưng có đầy đủ tiện ích, đảm bảo mức độ riêng tư và an toàn để nhân viên làm việc.

Có cung cấp nhiều dịch vụ phụ trợ cho doanh nghiệp: tìm văn phòng theo nhu cầu, thi công thay đổi bố cục nội thất, hỗ trợ quản lý văn phòng…

Không cần phải ký hợp đồng dài hạn như văn phòng truyền thống, có thể ký theo quý, theo năm, hoặc theo thỏa thuận của đôi bên.

Ở trên là 3 mô hình văn phòng độc đáo: văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ và văn phòng trọn gói mà theo xu hướng hiện tại, nhu cầu thị trường và các đặc điểm lợi ích phù hợp với Startup.

Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, giới hạn ngân sách và nhu cầu của chủ doanh nghiệp mà các Startup có thể cân nhắc chọ ra văn phòng làm việc thích hợp với mình nhất. Hi vọng những phân tích trên của Thư Ký Doanh Nghiệp đã giúp bạn phần nào, chúc bạn – các Startup trẻ luôn vững tin trên con đường lập nghiệp của chính mình!